Antrag: Technische Hilfsmittel bei der Erstellung der Niederschrift (Protokoll)

Aufgrund der sehr umfangreichen und lebhaften Diskussion zum Tagesordnungspunkt 4 der Ausschusssitzung des Bau-, Umwelt und Planungsausschusses am 11.09.2018, stellt die BVK Fraktion zur nächsten zuständigen Ausschusssitzung folgenden Antrag:

Antrag:
a)    Einführung eines technischen Hilfsmittels, hier Tonbandmittschnitt zur Erstellung der Niederschrift.
b)    Erarbeitung eines Vorschlages auf Änderung der Satzung in § 24 der Geschäftsordnung des Rates der Gemeinde Kerken.

Begründung:
Wie mehrfach in der oben genannten Ausschusssitzung erwähnt, kann niemand von einem Schriftführer erwarten, dass er wechselseitig vorgetragene Argumente mehrerer Personen, inhaltlich, rasend schnell aufzeichnen kann. Dies kann man vom Schriftführer, der handschriftlich eine Niederschrift erstellt, nicht erwarten.

Da der Ausschuss, wie auch der Rat, nach Recht und Gesetz dazu verpflichtet ist, die Niederschrift so zu erstellen das sie inhaltlich das wiedergibt was gemeint- und gesagt wurde. Sieht die BVK Fraktion in einem Tonbandmittschnitt, wie ihn die Stadt Straelen bereits heute praktiziert, eine gute Möglichkeit die Position des Schriftführers zu entlasten.

Zudem sehen wir die Chance das Missverständnisse zukünftig verringert-, wenn nicht gar ausgeschlossen werden können. Einsprüche gegen die Niederschrift wie unter Tagesordnungspunkt 9 des Bau-, Umwelt und Planungsausschusses vom 11.09.2018 aufgelistet, sind vermeidbar und führen zwangsläufig zu Mehrarbeit für alle Beteiligten.

Die Stadt Straelen hat in Ihrer Geschäftsordnung geregelt wie mit diesem Tonbandmittschnitt zu verfahren ist.

Zitat § 24 Abs. 5 Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse Straelen:

„Um die Erstellung der Niederschrift zu erleichtern, dürfen Tonbandmitschnitte von Sitzungen
erfolgen. Sie dürfen ausschließlich von den in Abs. 4. Satz 1 genannten Personen zur Erstellung
der Niederschrift genutzt werden. Ist bis spätestens in der auf die Zuleitung der Niederschrift
gem. Abs. 4 Satz 2 folgenden Ratssitzung kein Wunsch zur Änderung der Niederschrift geäußert
worden, so ist der Tonbandmitschnitt unverzüglich zu löschen. Wird ein Änderungswunsch
geäußert, so kann zur Klärung der Berechtigung dieses Wunsches bis zur nächstfolgenden
Ratssitzung der Tonbandmitschnitt abweichend von Satz 2 von dem Ratsmitglied, das den
Änderungswunsch vorträgt, vom Schriftführer und ggf. auch von den in Abs. 4 Satz 1 genannten
Personen gemeinsam abgehört werden, um eine gütliche Einigung über die Niederschrift zu
erreichen. Das Ergebnis dieser Einigungsbemühungen ist dem Rat vorzutragen. Anschließend
ist der Tonbandmitschnitt unverzüglich zu löschen.“


Die BVK Fraktion hält fest, dass eine inhaltlich umfangreichere Niederschrift dem/der Bürger/in ein besseres Bild vermittelt, was in Ausschuss- und Ratssitzungen besprochen wurde.

Anlagen:

1. Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse Straelen
2. Einspruch gegen die Niederschrift
3. Vorlage 480/2014-2020