Antwort zur Anfrage Terminvergabeportal der Gemeinde Kerken

1) Wie viele Bürger sind pro Tag im Schnitt im Bürgerbüro?

Die Anzahl der Besucherinnen und Besucher ist einerseits abhängig von den jeweils nachgefragten Dienstleistungen, deren Bearbeitung mit unterschiedlichen
Zeitfenstern zu bemessen ist. Die Ausgabe eines neuen Führerscheins z.B. benötigt deutlich weniger Zeit als die Neuanmeldung einer vierköpfigen Familie.
Andererseits ist die Zahl der möglichen täglichen Kontakte durch die Anzahl der zur Verfügung stehenden Mitarbeiterinnen bedingt. Hier sind Fortbildungs-,
Krankheits- und Urlaubszeiten sowie sonstige Fehltage zu berücksichtigen. Eine konkrete Angabe der täglichen Kontakte ist daher nicht möglich, die Anzahl
liegt geschätzt zwischen 35 und 60 Kunden pro Tag.

2) Wie beeinflussen Corona-Regelungen derzeit die Terminvergabe?

Die Corona-Schutzmaßnahmen beeinflussen die Terminvergabe insofern, als dass die Mitarbeiterinnen die Kunden a) auf deren Impfstatus hin kontrollieren und
b) an der Eingangstüre zum Bürgerbüro abholen müssen. In manchen Fällen verlängern „Corona-Diskussionen“ die Abwicklung des eigentlichen
Kundenwunsches.

3) Welche Maßnahmen werden getroffen, um die Anzahl der möglichen Termine zu erhöhen?

Durch den Wegfall der 3G-Kontrollen ist mit einer Reduzierung der Wartezeiten für die Kunden zu rechnen. Ab dem 2.5.2022 wird zudem der Zugang zur Verwaltung
vorbehaltlich der weiteren Entwicklung der Infektionszahlen – wieder ohne Termin möglich sein. Ab diesem Zeitpunkt steht im Bürgerbüro eine Mitarbeiterin
zur Verfügung, die ohne Terminvereinbarung angesprochen werden kann.

4) Wie lange dauern die einzelnen Vorgänge im Bürgerbüro tatsächlich?

Es gibt mehr als 50 Dienstleistungen (ohne Sonderfälle), die vom Bürgerbüro erfüllt werden. Die Bearbeitungsdauer der verschiedenen Vorgänge findet dabei in
einem breiten Spektrum unterschiedlicher Zeitfenster statt.

5) Welche Maßnahmen werden getroffen, um diese zu beschleunigen?

Durch den Wegfall der 3G-Kontrollen ist mit einer Reduzierung der Wartezeiten für die Kunden zu rechnen. Ab dem 2.5.2022 steht im Bürgerbüro eine Mitarbeiterin
zur Verfügung, die ohne Terminvereinbarung angesprochen werden kann.

6) Nach welchen Kriterien wird die Länge eines benötigten Zeitfensters bemessen?

Alle Mitarbeiterinnen des Bürgerbüros sind dort bereits seine mehreren Jahren beschäftigt. Die benötigten Zeitfenster ergeben sich aus Erfahrungswerten und
werden regelmäßig überprüft und ggf. angepasst (z.B. bei technischen Erleichterungen).

7) Ab wann werden die tatsächlichen für einen bestimmten Vorgang benötigten Zeiten im Terminvergabeportal berücksichtigt?

Nach dem Wegfall der 3G-Kontrollen und den ab dem 2.5.2022 geplanten Wegfall der (Corona-bedingten) Zugangsbeschränkungen steht für die reine Bearbeitung
wieder ein größeres Zeitfenster zur Verfügung.

8) Wie lange warten die Bürger im Schnitt auf einen Termin?

Unter Berücksichtigung der Corona-Einschränkungen lag die Wartezeit für unsere Kunden bei 3-4 Wochen. Die Wartefrist verkürzt sich nach dem Wegfall der 3GKontrollen zunehmend und wird sich mit der Einführung eines „freien“ Beratungsplatzes im Mai 2022 sukzessive weiter reduzieren.

9) Wie wird mit dem Terminvergabeportal nach dem Wegfall der CoronaBeschränkungen weitergearbeitet?

Das Terminvergabeportal hat sich bewährt und wird von einer stetig wachsenden Zahl von Kunden genutzt und auch geschätzt.
Die Weiterführung des Systems ist auch kundenseitig gewünscht, weil das Portal den Bürgerinnen und Bürgern - anders als früher – ein hohes Maß an
Verlässlichkeit für die termingerechte Bearbeitung ihrer persönlichen Anliegen bietet.

Zudem wird es im Bürgerbüro ab Mai 2022 ein Aufrufsystem für die wartenden
Kunden geben.

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